8 errori da evitare nelle e-mail ai potenziali clienti di traduzione
Elimina questi errori comuni e impara a scrivere e-mail convincenti
Nonostante l’universo digitale sia sempre più ampio e le strategie di marketing passino attraverso i social media, blogging ed altri mezzi, l’email continua a confermarsi come il canale principale e più soddisfacente nel momento in cui interagiamo con i nostri clienti.
Tuttavia, qual è una forma effettiva e producente di comunicare? Come possiamo sapere se stiamo gestendo in maniera efficiente le nostre interazioni? Esistono delle tecniche invincibili per convincere i nostri clienti? Bene, la risposta è sì, ma diffidiamo da chi vuole venderci un superficiale manuale di successo. Noi di TranslaStars crediamo nella giusta preparazione e valorizzazione dei professionisti, per questo motivo vogliamo proporvi una lista di errori da evitare nelle e-mail a potenziali clienti di traduzione.
1. Parlare troppo di sé e non concentrarsi sul destinatario:
Entrare in contatto con un cliente non deve trasformarsi in una occasione per esprimere il nostro ego professionale: dove abbiamo lavorato, con chi, quanta esperienza abbiamo fatto, gli elogi che abbiamo ricevuto, etc. Senza dubbio è una tendenza -e un errore- abbastanza comune, parlare troppo di noi stessi come se per ottenere la fiducia del nostro potenziale cliente dovessimo raccontare il nostro curriculum.
In realtà, quello di cui ha bisogno il nostro interlocutore è una soluzione al suo problema e, questo, deve essere il punto su cui dobbiamo focalizzarci. Al cliente interessa ben poco tutto quello che abbiamo fatto –ad ogni modo farà le sue ricerche o avanzerà domande e dubbi se interessato-: il solo motivo per il quale siamo entrati in contatto è perché vogliamo offrirgli un servizio, una soluzione e questa sarà il nostro punto di forza durante l’interlocuzione. Tra l'altro, sapevi che un'e-mail con meno di 400 parole ha più possibilità di essere letta fino alla fine? L'ultima cosa che vogliamo è che il nostro potenziale cliente perda l'interesse nel leggerci.
2. Non fare le dovute ricerche:
È importante prenderci del tempo per conoscere i nostri potenziali clienti. Quante volte abbiamo iniziato un contatto senza effettuare prima le dovute ricerche? Un cliente non è uguale ad un altro: non tutti hanno le stesse esigenze, gli stessi obiettivi, gli stessi tempi.
È importante che il servizio sia personalizzato, cioè ad hoc per una determinata persona/impresa. In che segmento di mercato opera l’azienda? Quanto fattura? Quali sono i prossimi obiettivi che vuole raggiungere? Ha delle scadenze da rispettare? A quale pubblico si dirige? Queste ed altre informazioni valorizzeranno molto di più la comunicazione ma non solo, dimostreranno che abbiamo un interesse reale a lavorare con lui o lei (altrimenti non avremmo dedicato il nostro tempo a investigare!) e che rispettiamo le singole decisioni e preferenze.
In questo modo generiamo fiducia: un dato imprescindibile per lavorare bene e in maniera sostenibile. Un tipo di comunicazione che si fondamenta sulla necessità del nostro cliente è il primo passo per comprendere come possiamo aiutarla.
3. Oggetto dell’e-mail poco attraente:
L’oggetto della nostra e-mail è uno degli elementi decisivi. Possiamo paragonarlo alla copertina di un libro: non ne determina il contenuto però, senz’ombra di dubbio, è un elemento estetico di forte attrazione. Nel caso una e-mail, l’oggetto è l’elemento specifico che determina l’apertura o meno del nostro messaggio: deve essere un titolo sintetico però efficace, intrigante, puntuale, e anche a prova di “rischio spam”. Quante volte abbiamo ricevuto e-mail con oggetti generici, che non comunicavano nulla, che offrivano poche informazioni sul contenuto del messaggio e le abbiamo cestinate senza leggerne il contenuto? Tantissime. Per questa ragione, dobbiamo focalizzarci nella scelta delle poche ma giuste parole da inserire per chiamare l’attenzione. Un consiglio è quello di inserire nell'oggetto informazioni rilevanti su di noi:
"Traduttrice spagnolo > italiano specializzata in localizzazione di app"
4. Assenza di CTA:
La Call to Action, o chiamata all’azione, è un elemento imprescindibile in tutti i messaggi di vendita, anche nelle e-mail. Dopo esser riusciti a chiamare l’attenzione del nostro cliente, generato un interesse, alimentato un desiderio, che cosa manca? L’azione chiaramente, che altra cosa non è che l’obiettivo stesso del messaggio e dell’interazione. Con la Call to Action vogliamo incitare il nostro cliente ad agire, compiere un’azione specifica e nel momento stesso. Come? Possiamo inserire nel testo una frase che lo conduca a fissare una riunione o un link per dare un’occhiata al nostro portfolio o per conoscere i dettagli della nostra impresa. Sicuramente questa strategia sarà più efficace ed incisiva rispetto ad un astratto “spero di poter collaborare con te in futuro”.
5. Linguaggio troppo distaccato:
Il nostro obiettivo è aumentare le vendite, cioè generare una relazione commerciale con il nostro cliente. Tuttavia, la fiducia continua ad essere alla base di qualsiasi tipo di relazione. Che possiamo fare affinché la nostra persona si fidi di noi e, dunque, del nostro lavoro? Stabilire una comunicazione empatica, interessante, aggiungere un tocco di umorismo, sensibilità e curiosità. In questo modo la nostra offerta si distaccherà per essere originale e, soprattutto, vicina al nostro cliente. Questo ci permetterà coltivare la relazione in modo sostenibile: cioè con uno sguardo sempre presente al futuro. Il nostro cliente si fida di noi e la prossima volta ci sceglierà, di nuovo!
6. Contenuto povero:
Qual è l’obiettivo dell’email? Quale azione vogliamo che compiano grazie al nostro messaggio? Prima di iniziare a scrivere il testo è fondamentale tenere a mente dove vogliamo arrivare per non perderci in discorsi di circostanza e divagare. Dobbiamo essere precisi e concisi: è necessario che il contenuto sia breve però non povero.
Questa è la differenza tra un testo vuoto ed uno efficace. È importante saper comunicare le nostre intenzioni e offrire una soluzione efficace usando, approssimativamente, 400 parole. Evitiamo messaggi di posta elettronica così lunghi che obbligano il destinatario a leggerlo uno e più volte. Possiamo anche decidere di suddividere il testo in parti ed inserire immagini pertinenti per appoggiare il nostro messaggio ed aggiungere un tocco estetico.
7. Errori di ortografia, sviste, ecc:
Tutti possiamo commettere errori nella scrittura. Tuttavia, noi stiamo vendendo il nostro servizio come lavoratori nel campo della traduzione e, quindi, della lingua. É bene prestare molta attenzione a possibili errori di grammatica, puntuazione, sintassi etc. É importante rileggere e analizzare minuziosamente il testo, prima di inviarlo, per correggere eventuali sviste! Siamo linguisti esperti e data la nostra posizione non possiamo permetterci questo tipo si errori di fronte ad un potenziale cliente: sarebbe un paradosso!
8. Rispondere a una richiesta senza avere in realtà i requisiti chiesti dal cliente:
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