5 consejos básicos para gestores de proyectos de traducción
1. Proporciona instrucciones precisas y claras:
Prepara el proyecto que vayas a enviar: analiza si hay terminología especial que puedas aclarar o añadir a la base de datos terminológica que compartas, nombres de productos, expresiones o palabras que no haya que traducir o deban traducirse de una determinada manera, etc.
- Cuanto más clara y precisa sea la información, menos dudas y preguntas tendrás que resolver.
- Por ejemplo, en traducción audiovisual:
- comprueba que has enviado todos los guiones y vídeos y que ambos tienen una correspondencia biunívoca;
- verifica que la duración de los vídeos se corresponde con la descripción que te ha proporcionado el cliente;
- comprueba que los guiones contienen toda la información y cuál es su orden (en las series, es muy común que haya versiones para distintos mercados. A menudo, el guion que recibes es el original, con anexos con modificaciones sobre el original para los mercados donde se va a emitir el proyecto).
2. Forma a tu equipo:
Dice Richard Branson, el magnate británico de los negocios y dueño de Virgin, algo así como: “forma a tu equipo lo suficientemente bien como para que se pueda ir, trátalo lo suficientemente bien como para que se quiera quedar”.
- Tanto si trabajas con un solo cliente como con varios (o gestionas las traducciones de la empresa para la que trabajas), es necesario que formes a tu equipo para que conozca los productos, servicios, estilo y filosofía de tu cliente (o empresa para la que trabajes):
- crea un test a medida para que tu equipo aprenda lo básico del cliente (o tu empresa) y a qué se dedica (lo que en inglés se conoce como onboarding);
- proporciona traducciones aprobadas que hayas realizado previamente para el cliente;
- proporciona/crea guías de traducción bien diseñadas (paginadas, con apartados, etc.) a las que te puedas referir para abordar aspectos concretos de la traducción;
- proporciona acceso a las bases de datos terminológicas, glosarios, etc., y a las memorias de traducción que utilicéis.
- Si te da miedo compartir información de forma externa, tu equipo puede firmar un acuerdo de confidencialidad (eso que en inglés se suele llamar NDA, non-disclosure agreement). Se trata de un documento por el que tu equipo se compromete a no compartir información de los proyectos que vayan a realizar o información que les facilites con terceros.
3. Preocúpate por tu equipo (de forma sincera, a ser posible):
Realiza llamadas o reuniones de manera periódica, analiza aspectos laborales e indaga en las necesidades que puedan tener los miembros de tu equipo.
- Crea encuestas de calidad para ver en qué aspectos puedes mejorar.
- Por ejemplo, puedes preguntar a tu equipo por:
- cómo perciben la comunicación que mantienes con ellos,
- la calidad de las herramientas y recursos que les proporcionas (bases de datos terminológicas, memorias de traducción, etc.) y cómo mejorarlas,
- qué feedback personalizado te pueden proporcionar (se aprende mucho de las críticas y parte de tu trabajo es mejorar).
- Proporciónales feedback sobre el trabajo que han realizado:
- define los criterios que vas a analizar en una revisión y proporciona feedback con una periodicidad determinada (cada proyecto, proyectos específicos, cada mes, etc.);
- utiliza los informes de análisis de calidad o de control de cambios que puedas generar con el sistema de gestión de traducción que utilices;
- crea tests para hacer casos de estudio y avísales cuando vayas a evaluar en profundidad alguna de sus traducciones.
4. Gestiona tus recursos de manera ordenada:
Para un gestor de proyectos el orden y la trazabilidad de los activos con los que trabaja (proyectos, equipo de traductores y revisores, etc.) son aspectos fundamentales.
Trabaja, organiza y gestiona tus proyectos de forma ordenada y con los datos que te ayuden en tus tareas diarias. Muchos sistemas de gestión de traducción tienen funcionalidades integradas que te permiten gestionar de manera inteligente tus recursos.
Si no dispones de una funcionalidad así en tu sistema de gestión de traducción (o si dispone de ella, pero quieres tener una copia de seguridad), crea una hoja de cálculo con la información que te ayude a realizar mejor tu trabajo. Parte de la información que puedes incluir es:
- número de seguimiento/código de proyecto (es muy útil, ya que cuando trabajas en equipo, cada uno se refiere a un proyecto con un nombre distinto);
- nombre de proyecto;
- nombre del traductor/revisor/agencia;
- tarifa;
- extensión de un proyecto (palabras/minutos/páginas) (ponderada y no ponderada);
- enlaces a recursos;
- enlaces al lugar de almacenamiento de información.
5. Prepara a tu cliente/compañeros de trabajo:
Como gestores de proyectos, debemos preparar a nuestros clientes y compañeros de trabajo para que sepan qué es lo que necesitamos de ellos cuando realizan un encargo.
En muchos casos, nuestro sistema de gestión de traducción estará conectado con sistemas de gestión de contenidos (CMS, por las siglas en inglés de Content Management System), o con otras herramientas de traducción de nuestro cliente y todo será bastante automático y sencillo. Pero puede suceder que no sea así, que no todos los procesos estén automatizados y debamos dar instrucciones claras a nuestros clientes sobre, por ejemplo:
- hora de recepción de proyectos: es importante fijar un margen de horas para recibir los proyectos (si nuestros clientes/compañeros quieren que gestionemos sus proyectos en el mismo día y tenemos un horario de oficina en el que no haya posibilidad de gestión las 24 horas del día):
- esto es muy útil cuando nuestros clientes o compañeros se encuentren en zonas horarias distintas a la nuestra,
- evitamos malentendidos: por ejemplo, un cliente podría tener un proyecto urgente y enviárnoslo fuera del horario de oficina;
- plazo de realización de proyectos: es importante que nuestros clientes y compañeros conozcan cuál es nuestro flujo de trabajo y los tiempos (aproximados) que se requieren para completar cada paso en dicho flujo.
- información que necesitamos recibir y la documentación que nos tienen que enviar para poder trabajar en un proyecto.
Si quieres saber más sobre la gestión de proyectos de traducción, puedes aprender más en el curso MD Recursos para gestores de proyectos de traducción.
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